Mode de transmission attendu

Vous (ou votre intégrateur) remplissez les fichiers au format standard Reflect.
En fonction du mode d'intégration retenu, vous déposez les fichiers :
- automatiquement sur votre serveur SFTP
- ou manuellement sur la source Reflect Spreadsheet dans l'application Reflect
Reflect récupére les fichiers selon la fréquence convenue et met à jour les données pour le lendemain matin.

⚠️ Reflect ne crée pas / ne gère pas de SFTP. Nous nous connectons à celui déjà en place côté client ou éditeur.

Le modèle standard Reflect

Pour faciliter le travail de structuration des exports standardisés, nous mettons à votre disposition un fichier Excel modèle "Reflect Custom Data - Template V3.xlsx" contenant 7 onglets, chacun représentant un type de donnée RH :

Employee : Les données "démographiques" des salariés.
Contract : Les données contractuelles (titre de poste, dates du contrat...).
Career : Les données organisationnelles (direction, département...).
Management : Les données hiérarchiques pour identifier les managers.
Salary : Les données de salaires au sens théorique / contractuel.
Absence : Les données d'absences.
Payroll : Les données de paie correspondant au réel du bulletin.

💡 Ce modèle peut aussi servir directement de source de données CUSTOM Spreadsheet dans Reflect, à condition qu’il respecte strictement les formats définis.

Préparer le fichier Excel et l'importer

Ouvrir la source de données correspondante
Télécharger le modèle V3 en cliquant sur le bouton en haut de page :
Compléter les colonnes attendues.
- Les colonnes marquées ✅ sont obligatoires (voir détail plus bas)
- Conserver l’ordre et les noms exacts des colonnes, même si certaines valeurs restent vides.
Respecter les formats stricts :
- Dates : format ISO YYYY-MM-DD
- Codes Devise : EUR, USD, GBP…
- Identifiants uniques stables (ne pas utiliser uniquement les noms ou emails).
- En cas de doute : contactez l’équipe Reflect pour valider le format avant envoi.

Détail des onglets et des colonnes

Chaque colonne du modèle correspond à une donnée attendue. Il est indispensable d'identifier de manière unique un salarié avec au choix :

Un Employee ID, ou matricule
Un email professionnel
Une combinaison Nom / Prénom / Date de naissance qui pourrait néanmoins ne pas être unique dans certains cas rares

Voici un résumé de chaque onglet :

`Employee`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Local Employee Number`	Autre matricule local	❌
`Last Name`	Nom de famille	✅
`First Name`	Prénom	✅
`Gender`	Sexe / Genre `M` pour Homme (Male) `F` pour Femme (Female) `O` pour Autre (Other)	❌
`Nationality`	Nationalité	❌
`Birth Date`	Date de naissance	❌
`Phone`	Numéro de téléphone	❌

`Contract`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le contrat	✅
`Contract ID`	Identifiant unique du contrat (notamment dans le cas de contrats multiples)	❌
`FTE (HR)`	ETP (Equivalent Temps plein) contractuel. Chiffre entre 0 et 1. Par exemple, pour un salarié travaillant à mi-temps : 0.5	✅
`Job Title`	Intitulé du poste	✅
`Employment type`	Type de contrat : CDI, CDD, stage, etc.	✅
`Professional Category`	Catégorie socio-professionnelle	❌
`Original Arrival Date`	Date d'entrée initiale dans l'organisation (si parti puis revenu ou si mobilité)	❌
`Arrival Date`	Dernière date d'entrée dans l'entreprise ou l'entité légale	✅
`Contract Start Date`	Date de début de contrat en cours	✅
`Contract End Date`	Date de fin de contrat en cours (Vide dans le cas d'un CDI en cours)	❌
`Hire Reason`	Motif d’embauche	❌
`Departure Reason`	Motif de départ	❌
`Departure type`	Type de départ normalisé : `Regretted` : départ souhaité par l'entreprise `Not regretted` : départ non souhaité par l'entreprise	❌
`Trial Period 1 End Date`	Date de fin de première période d'essai	❌
`Trial Period 2 End Date`	Date de fin de seconde période d’essai (si renouvellement)	❌
`Remote Status`	Statut de télétravail : `Full remote` : télétravail complet `Hybrid` : télétravail autorisé `Full office` : présentiel obligatoire	❌
`Employee Status`	Statut du salarié (optionnel) `Active` : actif `Inactive` : inactif	❌

`Career`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant la carrière	✅
`Department`	Le département du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	✅
`Group X`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la place organisationnelle du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	❌
`Location Office`	Le lieu de travail du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	❌
`Location X`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la localisation du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	❌
`Career Stage`	Niveau de carrière / séniorité / grade	❌
`Sub Career Stage`	Sous-niveau (si pertinent)	❌

`Management`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le management	✅
`Manager ID`	Identifiant RH unique du manager ou Matricule	✅
`Manager Email`	Email professionnel du manager	❌
`Manager Last Name`	Nom de famille du manager	❌
`Manager First Name`	Prénom du manager	❌

`Salary`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le salaire	✅
`Planned Fixed Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel fixe - Salaire de base	✅
`Fixed Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	✅
`Planned Variable Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Variable	❌
`Variable Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	❌
`Planned Bonus Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Bonus	❌
`Bonus Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	❌
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

`Absence`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Leave Start Date`	Date de début de l’absence	✅
`Leave End Date`	Date de fin de l’absence	✅
`Amount`	Nombre de jours de l'absence. Pour une demi-journée d'absences : indiquer 0.5	❌
`Leave type`	Type d’absence normalisée : `Planned` : Prévue à l'avance `Unplanned` : Non prévue à l'avance Sert au calcul de l'absentéisme. Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	❌
`Leave Category`	Motif de l'absence en toutes lettres : Congés payés, maladie, etc.	✅

`Payroll`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	⚠️ Date du mois concernant la paie. En cas de retard de paie, vous pouvez décider de mettre le mois précédent.	✅
`Pay Amount`	Montant d'une ligne de paie	✅
`Pay type`	Type de paie normalisée : `Base` `Variable` `Bonus` Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	❌
`Pay category`	Détail des lignes de paies	✅
`Pay subcategory`	Détail des lignes de paies (si plus précis)	❌
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

Comment l’importer dans Reflect ?

Suivre la documentation classique d’imports de fichiers dans Reflect.

Règles de version

Seul le fichier V3 est aujourd'hui accepté.
En cas de sortie d’une nouvelle version (V4, V5...), votre chargé de compte Reflect vous contactera pour organiser la migration.
Les anciens modèles sont bloqués au moment de l’upload.

Intégrer des données via le fichier Reflect Custom Data - Template V3

Mode de transmission attendu

Le modèle standard Reflect

Préparer le fichier Excel et l'importer

Détail des onglets et des colonnes

Employee

Contract

Career

Management

Salary

Absence

Payroll