💡 Reflect peut intégrer la donnée de n’importe quel logiciel de paie ou de SIRH, même s’il ne dispose pas d’API. Dans ce guide, nous expliquons comment construire ensemble un format d’export standardisé, fiable et automatisable.

Objectif et Principe général

L'objectif de l'intégration des données est de permettre à Reflect de recevoir automatiquement, de manière quotidienne ou mensuelle, les données RH issues de votre logiciel, afin de mettre à jour les tableaux de bord RH sans intervention manuelle.

Notre équipe de Data Engineers adapte l’intégration à votre environnement :

Si votre logiciel dispose d’une API REST ou d’une connexion native, Reflect s’y connecte directement.
Sinon, nous définissons ensemble un export standardisé à générer depuis votre logiciel.

Dans les deux cas, l’objectif est d’automatiser la transmission des données, sans intervention manuelle.

⚠️ Les fichiers produits ne doivent ni être ouverts, et donc ni modifiés. Cela garantit l’absence d’erreurs de saisie et la fiabilité des indicateurs RH.

Mode de transmission attendu

Vous (ou votre intégrateur) générez les fichiers au format standard défini avec Reflect.
Vous déposez les fichiers sur un serveur SFTP.
Reflect se connecte à ce SFTP pour récupérer les fichiers selon la fréquence convenue.

⚠️ Reflect ne crée pas / ne gère pas de SFTP. Nous nous connectons à celui déjà en place côté client ou éditeur.

Le modèle standard Reflect

Pour faciliter le travail de structuration des exports standardisés du nouveau logiciel, nous mettons à votre disposition un fichier Excel modèle "Reflect Custom Data - Template V3.xlsx" contenant 7 onglets, chacun représentant un type de donnée RH :

Employee : Les données "démographiques" des salariés.
Contract : Les données contractuelles (titre de poste, dates du contrat...).
Career : Les données organisationnelles (direction, département...).
Management : Les données hiérarchiques pour identifier les managers.
Salary : Les données de salaires au sens théorique / contractuel.
Absence : Les données d'absences.
Payroll : Les données de paie correspondant au réel du bulletin.

Ce modèle de base est là pour vous aider ! Ce n'est pas forcément le standard exact attendu pour votre nouveau logiciel. Nous préférerons notamment garder le nom des colonnes d'origine du nouveau logiciel source. De plus, certaines colonnes mentionnées n'étant pas obligatoires, les colonnes pourront varier (certaines pourront être enlevées et d'autres ajoutées) en fonction des données exportables depuis le nouveau logiciel source.

💡 À noter que ce modèle peut aussi servir directement de source de données CUSTOM Spreadsheet dans Reflect, à condition qu’il respecte strictement les formats définis. Vous trouverez plus de détails à ce sujet dans cet article.

Détail des onglets et des colonnes du format standard

Chaque colonne du modèle correspond à une donnée attendue. Il est indispensable d'identifier de manière unique un salarié avec au choix :

Un Employee ID, ou matricule
Un email professionnel
Une combinaison Nom / Prénom / Date de naissance qui pourrait néanmoins ne pas être unique dans certains cas rares

À titre informatif, voici donc un descriptif des champs de chaque onglet :

`Employee`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Local Employee Number`	Autre matricule local	❌
`Last Name`	Nom de famille	✅
`First Name`	Prénom	✅
`Gender`	Sexe / Genre `M` pour Homme (Male) `F` pour Femme (Female) `O` pour Autre (Other)	❌
`Nationality`	Nationalité	❌
`Birth Date`	Date de naissance	❌
`Phone`	Numéro de téléphone	❌

`Contract`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le contrat	✅
`Contract ID`	Identifiant unique du contrat (notamment dans le cas de contrats multiples)	❌
`FTE (HR)`	ETP (Equivalent Temps plein) contractuel. Chiffre entre 0 et 1. Par exemple, pour un salarié travaillant à mi-temps : 0.5	✅
`Job Title`	Intitulé du poste	✅
`Employment type`	Type de contrat : CDI, CDD, stage, etc.	✅
`Professional Category`	Catégorie socio-professionnelle	❌
`Original Arrival Date`	Date d'entrée initiale dans l'organisation (si parti puis revenu ou si mobilité)	❌
`Arrival Date`	Dernière date d'entrée dans l'entreprise ou l'entité légale	✅
`Contract Start Date`	Date de début de contrat en cours	✅
`Contract End Date`	Date de fin de contrat en cours (Vide dans le cas d'un CDI en cours)	❌
`Hire Reason`	Motif d’embauche	❌
`Departure Reason`	Motif de départ	❌
`Departure type`	Type de départ normalisé : `Regretted` : départ souhaité par l'entreprise `Not regretted` : départ non souhaité par l'entreprise	❌
`Trial Period 1 End Date`	Date de fin de première période d'essai	❌
`Trial Period 2 End Date`	Date de fin de seconde période d’essai (si renouvellement)	❌
`Remote Status`	Statut de télétravail : `Full remote` : télétravail complet `Hybrid` : télétravail autorisé `Full office` : présentiel obligatoire	❌
`Employee Status`	Statut du salarié (optionnel) `Active` : actif `Inactive` : inactif	❌

`Career`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant la carrière	✅
`Department`	Le département du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	✅
`Group X`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la place organisationnelle du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	❌
`Location Office`	Le lieu de travail du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	❌
`Location X`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la localisation du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	❌
`Career Stage`	Niveau de carrière / séniorité / grade	❌
`Sub Career Stage`	Sous-niveau (si pertinent)	❌

`Management`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le management	✅
`Manager ID`	Identifiant RH unique du manager ou Matricule	✅
`Manager Email`	Email professionnel du manager	❌
`Manager Last Name`	Nom de famille du manager	❌
`Manager First Name`	Prénom du manager	❌

`Salary`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le salaire	✅
`Planned Fixed Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel fixe - Salaire de base	✅
`Fixed Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	✅
`Planned Variable Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Variable	❌
`Variable Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	❌
`Planned Bonus Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Bonus	❌
`Bonus Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	❌
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

`Absence`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Leave Start Date`	Date de début de l’absence	✅
`Leave End Date`	Date de fin de l’absence	✅
`Amount`	Nombre de jours de l'absence. Pour une demi-journée d'absences : indiquer 0.5	❌
`Leave type`	Type d’absence normalisée : `Planned` : Prévue à l'avance `Unplanned` : Non prévue à l'avance Sert au calcul de l'absentéisme. Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	❌
`Leave Category`	Motif de l'absence en toutes lettres : Congés payés, maladie, etc.	✅

`Payroll`

Colonne	Description	Obligatoire
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Identifiant RH unique du salarié ou Matricule	✅
`Professional Email`	Email professionnel	❌
`Effective Date`	⚠️ Date du mois concernant la paie. En cas de retard de paie, vous pouvez décider de mettre le mois précédent.	✅
`Pay Amount`	Montant d'une ligne de paie	✅
`Pay type`	Type de paie normalisée : `Base` `Variable` `Bonus` Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	❌
`Pay category`	Détail des lignes de paies	✅
`Pay subcategory`	Détail des lignes de paies (si plus précis)	❌
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

Exemple d’usage client

Voici des cas concrets où nous avons appliqué cette méthode :

Certains de nos clients utilisent un hub RH interne qui n'est pas un outil standard. Les données ont été intégrées sous forme de source personnalisée, selon notre modèle.
Talentia : Avec les équipes internes du logiciel source, nous avons adapté les exports au modèle Reflect en gardant les noms de colonnes d'origine du logiciel source.
Cegedim : les exports natifs du logiciel ont été combinés à des requêtes personnalisés sur mesure pour respecter notre structure.

Télécharger le modèle Reflect

Cliquez ici pour télécharger le modèle "Reflect Custom Data - Template V3.xlsx".

Bonnes pratiques

Ne jamais ouvrir ni modifier manuellement les fichiers générés.
Toujours inclure toutes les colonnes définies et dans l'ordre, même si certaines valeurs sont vides.
Respecter les formats de date (ISO : YYYY-MM-DD), code devise, etc.
Utiliser des identifiants uniques stables (pas les noms ou emails seuls).
En cas de doute : contactez l’équipe Reflect pour valider le format avant envoi.

Reflect Custom Data - Template V3.xlsx

Intégrer les données d'un nouveau logiciel RH à Reflect

Objectif et Principe général

Mode de transmission attendu

Le modèle standard Reflect

Détail des onglets et des colonnes du format standard

Employee

Contract

Career

Management

Salary

Absence

Payroll