💡 Une API n’est pas indispensable pour intégrer vos données RH ou de paie dans Reflect. Ce guide présente les parcours possibles et les données à préparer pour définir ensemble une connexion adaptée à votre logiciel.

Objectif et Principe général

L’objectif est de recevoir les données RH de votre logiciel pour mettre à jour vos tableaux de bord. Les données disponibles, l’historique et la fréquence de mise à jour sont définis avec Reflect selon les possibilités de votre logiciel.

Notre équipe technique adapte l’intégration à votre environnement :

Modèle standard Reflect : renseignez le fichier Excel V3, puis déposez-le manuellement dans la source Sheet. Suivez le guide du modèle V3.
API de votre logiciel : Reflect vérifie les données accessibles et les accès nécessaires avant de développer la connexion. Le développement d’un connecteur API est réservé aux connexions réutilisables pour plusieurs entreprises clientes. La présence d’une API ne signifie pas que le logiciel est déjà connecté. Transmettez le guide de l’API compatible à votre équipe technique.
Exports propres à votre logiciel : votre équipe technique prépare un échantillon ; Reflect valide et configure le format. Selon l’intégration, un dépôt manuel ou une récupération automatique sur votre serveur SFTP peuvent être envisagés.

Si un connecteur natif existe déjà, confirmez avec Reflect la connexion à utiliser. Avant la mise en place, précisez les entités légales, les populations (y compris les anciens salariés) et les périodes à reprendre. Votre interlocuteur technique peut être l’administrateur du logiciel, votre équipe informatique ou votre prestataire.

⚠️ Pour les exports automatisés, transmettez le fichier généré sans le modifier ni le réenregistrer manuellement : cela peut changer les dates, les matricules ou les nombres. Cette précaution ne vous empêche pas de renseigner le modèle Excel destiné à un dépôt manuel.

Mode de transmission attendu

Le SFTP est un espace sécurisé où votre équipe ou votre éditeur dépose les fichiers que Reflect vient récupérer. La mise en place suit ces étapes :

Vous (ou votre intégrateur) générez un premier fichier au format convenu ; Reflect valide sa structure et les identifiants.
Votre équipe technique configure les accès et le dépôt des fichiers sur le serveur SFTP.
Reflect se connecte à ce SFTP pour récupérer les fichiers selon la fréquence convenue.
Vous et Reflect comparez les premiers résultats avec le logiciel source avant de valider les mises à jour régulières.

⚠️ Reflect ne crée ni ne gère le serveur SFTP : il est fourni par votre équipe, votre éditeur ou votre prestataire. Communiquez les mots de passe et clés par le canal sécurisé convenu avec Reflect.

Pour le détail des prérequis et du fonctionnement, voir la doc Standard de mise en place d'une connexion SFTP avec Reflect.

Le modèle standard Reflect

Pour faciliter le travail de structuration des exports standardisés du nouveau logiciel, nous mettons à votre disposition un fichier Excel modèle "Reflect Custom Data - Template V3.xlsx" contenant 7 onglets, chacun représentant un type de donnée RH :

Employee : Les données "démographiques" des salariés.
Contract : Les données contractuelles (titre de poste, dates du contrat...).
Career : Les données organisationnelles (direction, département...).
Management : Les données hiérarchiques pour identifier les managers.
Salary : Les données de salaires au sens théorique / contractuel.
Absence : Les données d'absences.
Payroll : Les données de paie correspondant au réel du bulletin.

Pour une intégration sur mesure, ce modèle sert de point de départ : les noms de colonnes et les données peuvent être adaptés uniquement après validation et configuration par Reflect. Pour un dépôt direct dans Sheet, conservez les noms des onglets et des colonnes du modèle V3 ; ne retirez aucune colonne marquée ✅, même si ses cellules restent vides.

💡 Ce modèle peut aussi servir directement de source de données Sheet dans Reflect, à condition de respecter les formats définis. Pour le remplir et le déposer, consultez le guide du modèle V3.

Détail des onglets et des colonnes du format standard

Chaque colonne du modèle correspond à une donnée attendue. Pour identifier les salariés :

Employee ID est le matricule ou identifiant RH stable du salarié, requis dans les fichiers d’import.
Réutilisez le même identifiant pour ce salarié dans les différents onglets et à chaque import. En cas de contrats multiples, convenez aussi avec Reflect de leur identification.
Le nom, l’email ou la date de naissance peuvent aider au rapprochement initial entre sources ; ils ne remplacent pas l’identifiant requis dans le fichier.

Dans les tableaux ci-dessous, « Colonne requise » concerne la présence de la colonne dans le modèle V3 : ✅ requise, ❌ facultative. Cela ne signifie pas que toutes les cellules doivent être remplies : le motif de départ reste par exemple vide pour un salarié toujours présent. Confirmez avec Reflect les valeurs nécessaires à vos analyses.

Employee

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Local Employee Number`	Autre matricule local	❌
`Last Name`	Nom de famille	✅
`First Name`	Prénom	✅
`Gender`	Sexe / Genre `M` pour Homme (Male) `F` pour Femme (Female) `O` pour Autre (Other)	✅
`Nationality`	Nationalité	✅
`Birth Date`	Date de naissance	✅
`Phone`	Numéro de téléphone	✅

Contract

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le contrat	✅
`Contract ID`	Identifiant unique du contrat (notamment dans le cas de contrats multiples)	❌
`FTE (HR)`	ETP (Equivalent Temps plein) contractuel. Chiffre entre 0 et 1. Par exemple, pour un salarié travaillant à mi-temps : 0.5	✅
`Job Title`	Intitulé du poste	✅
`Employment type`	Type de contrat : CDI, CDD, stage, etc.	✅
`Professional Category`	Catégorie socio-professionnelle	✅
`Original Arrival Date`	Date d'entrée initiale dans l'organisation (si parti puis revenu ou si mobilité)	❌
`Arrival Date`	Dernière date d'entrée dans l'entreprise ou l'entité légale	❌
`Contract Start Date`	Date de début de contrat en cours	✅
`Contract End Date`	Date de fin de contrat en cours (Vide dans le cas d'un CDI en cours)	✅
`Hire Reason`	Motif d’embauche	❌
`Departure Reason`	Motif de départ	✅
`Departure type`	Type de départ normalisé : `Regretted` : départ non souhaité par l’entreprise `Not regretted` : départ souhaité par l’entreprise	✅
`Trial Period 1 End Date`	Date de fin de première période d'essai	✅
`Trial Period 2 End Date`	Date de fin de seconde période d’essai (si renouvellement)	✅
`Remote Status`	Statut de télétravail : `Full remote` : télétravail complet `Hybrid` : télétravail autorisé `Full office` : présentiel obligatoire	✅
`Employee Status`	Statut du salarié (optionnel) `Active` : actif `Inactive` : inactif	❌

Career

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant la carrière	✅
`Department`	Le département du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	✅
`Group 1–7`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la place organisationnelle du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	✅ 1 à 3 ❌ 4 à 7
`Location Office`	Le lieu de travail du salarié (ou ce qui y ressemble le plus). Ce champ pourra être renommé dans Reflect.	✅
`Location 1–3`	Des champs libres pour tout ce qui concerne la localisation du salarié. Ces champs pourront être renommés dans Reflect.	✅ 1 et 2 ❌ 3
`Career Stage`	Niveau de carrière / séniorité / grade	✅
`Sub Career Stage`	Sous-niveau (si pertinent)	✅

Management

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le management	✅
`Manager ID`	Identifiant RH unique du manager ou Matricule	✅
`Manager Email`	Email professionnel du manager	✅
`Manager Last Name`	Nom de famille du manager	✅
`Manager First Name`	Prénom du manager	✅

Salary

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Effective Date`	Date d’effet du changement de l'information concernant le salaire	✅
`Planned Fixed Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel fixe - Salaire de base	✅
`Fixed Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	✅
`Planned Variable Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Variable	✅
`Variable Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	✅
`Planned Bonus Salary`	Montant du salaire théorique annuel ou mensuel de type Bonus	✅
`Bonus Payment period`	Période de paiement associée : `Year` : salaire annuel `Month` : salaire mensuel	✅
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

Absence

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Leave Start Date`	Date de début de l’absence	✅
`Leave End Date`	Date de fin de l’absence	✅
`Amount`	Nombre de jours de l'absence. Pour une demi-journée d'absences : indiquer 0.5	✅
`Leave type`	Type d’absence normalisée : `Planned` : Prévue à l'avance `Unplanned` : Non prévue à l'avance Sert au calcul de l'absentéisme. Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	✅
`Leave Category`	Motif de l'absence en toutes lettres : Congés payés, maladie, etc.	✅

Payroll

Colonne	Description	Colonne requise
`Legal Entity`	Entité légale / Entreprise d’appartenance	✅
`Employee ID`	Matricule ou identifiant RH unique et stable du salarié	✅
`Professional Email`	Email professionnel	✅
`Effective Date`	⚠️ Date du mois concernant la paie. En cas de retard de paie, vous pouvez décider de mettre le mois précédent.	✅
`Pay amount`	Montant d'une ligne de paie	✅
`Pay type`	Type de paie normalisée : `Base` `Variable` `Bonus` Elle peut aussi être normalisée dans Reflect.	✅
`Pay category`	Détail des lignes de paies	✅
`Pay subcategory`	Détail des lignes de paies (si plus précis)	✅
`Currency`	Code Devise : EUR / USD / GBP...	✅

Exemple d’usage client

Voici des cas concrets où nous avons appliqué cette méthode :

Certains de nos clients utilisent un hub RH interne qui n'est pas un outil standard. Les données ont été intégrées sous forme de source personnalisée, selon notre modèle.
Talentia : Avec les équipes internes du logiciel source, nous avons adapté les exports au modèle Reflect en gardant les noms de colonnes d'origine du logiciel source.
Cegedim : les exports natifs du logiciel ont été combinés à des requêtes personnalisées pour respecter notre structure.

Télécharger le modèle Reflect

Le modèle Reflect Custom Data - Template V3.xlsx est disponible en pièce jointe à la fin de cet article.

Bonnes pratiques

Pour les exports automatisés, ne pas modifier ni réenregistrer manuellement les fichiers générés.
Conserver les noms d’onglets et de colonnes du modèle V3, même si certaines cellules sont vides. Pour un format sur mesure, respecter la structure validée avec Reflect.
Respecter les formats de date (ISO : YYYY-MM-DD), code devise, etc.
Utiliser des identifiants uniques stables (pas les noms ou emails seuls).
Avant de valider le premier import, comparer les effectifs à la même date et sur les mêmes entités, puis quelques dossiers (salarié présent, ancien salarié, contrats multiples) et, selon le périmètre, les salaires, la paie et les absences. Signaler à Reflect les écarts avec la source, l’entité et la période concernées.
Prévenir Reflect avant toute modification du format, des identifiants ou des accès. Si une mise à jour automatique manque, vérifier d’abord que l’export a bien été généré et déposé.

Reflect Custom Data - Template V3.xlsx

Intégrer les données d'un nouveau logiciel RH à Reflect