💡 Ce guide s’adresse aux éditeurs, intégrateurs et équipes techniques qui préparent les exports d’un logiciel RH ou de paie sans API compatible avec Reflect. Il présente l’approche à suivre, puis le contenu attendu des fichiers.

Approche : un export par logiciel, pas par client

Reflect développe un connecteur par logiciel. Le même connecteur sert ensuite à chaque nouvelle entreprise cliente qui utilise ce logiciel, sans nouveau développement. Pour cela, l’export doit être identique d’un client à l’autre : seules les données changent.

Partir des exports standards du logiciel

Utilisez en priorité les exports déjà proposés par le logiciel : rapports natifs, extractions standards de l’éditeur. Ils existent chez tous les clients, suivent les évolutions du logiciel et n’ont pas besoin d’être recréés à chaque intégration.

Sinon, créer des exports sur mesure maintenables

Si les exports standards ne couvrent pas les données attendues, complétez-les par des exports sur mesure qui restent :

Réutilisables : la même structure pour toutes les entreprises clientes du logiciel. Aucune colonne, aucun filtre ni aucun calcul propre à un seul client.
Fidèles au logiciel : gardez les intitulés natifs des colonnes, par exemple « Société » plutôt que « Legal Entity ». Ne les renommez pas pour coller au modèle Reflect : Reflect fait la correspondance avec son modèle lors de la configuration.
Stables : mêmes colonnes, même nommage de fichier, même encodage et même séparateur d’un export à l’autre. Tout changement se prépare avec Reflect avant d’être appliqué.
Automatisés : générés et déposés chaque jour sans intervention manuelle.

⚠️ Transmettez les fichiers générés sans les modifier ni les réenregistrer manuellement : une retouche peut changer les dates, les matricules ou les nombres.

Exemples

Talentia : avec les équipes du logiciel, nous avons adapté les exports au modèle Reflect en gardant les noms de colonnes d’origine.
Cegedim : les exports natifs du logiciel ont été complétés par des requêtes sur mesure pour couvrir le modèle Reflect.
Hub RH interne : certains clients utilisent un outil maison. Ses données ont été intégrées comme source personnalisée, selon le modèle V3 de Reflect.

Données attendues

Prévoyez un fichier CSV par type de données, ou un classeur Excel avec un onglet par type. Les 7 types suivent le modèle de données Reflect, le même que pour une API compatible :

Type de données	Informations à inclure
`Employee`	Identifiant salarié, entité légale, nom, prénom, email professionnel, sexe, nationalité, date de naissance.
`Contract`	Date d’effet, identifiant du contrat, type de contrat, intitulé du poste, catégorie socio-professionnelle, ETP, dates d’entrée, dates de début et de fin du contrat, motifs d’embauche et de départ, fins de période d’essai, télétravail, statut actif ou inactif.
`Career`	Date d’effet, département et autres niveaux d’organisation, lieu de travail, niveau de carrière ou classification.
`Management`	Date d’effet, identifiant, email, nom et prénom du manager.
`Salary`	Date d’effet, salaire fixe, variable et bonus théoriques, période de chaque montant (mensuelle ou annuelle), devise.
`Absence`	Dates de début et de fin, nombre de jours, motif de l’absence.
`Payroll`	Mois de paie, montant et libellé de chaque rubrique, devise.

Chaque information est définie dans le détail des colonnes du modèle V3. Vos noms de colonnes peuvent différer : seule la signification doit correspondre. Vous pouvez aussi ajouter des données complémentaires utiles à vos analyses.

Règles de contenu

Identifiant salarié : chaque ligne comporte un identifiant unique et stable (matricule de paie ou numéro de sécurité sociale), identique dans tous les fichiers. Le nom ou l’email ne suffisent pas.
Code et libellé : si une information existe sous forme de code et de libellé (par exemple le département), exportez les deux colonnes.
Formats : dates au format YYYY-MM-DD, codes devise comme EUR, nombres sans symbole monétaire.
Salariés sortis et jamais arrivés : incluez les salariés sortis. Pour les embauches annulées, ajoutez une colonne de statut (actif ou inactif) ou excluez-les en amont.
Contrats multiples : pour des contrats successifs (CDD puis CDI), exportez chaque contrat avec ses dates réelles de début et de fin, et son identifiant si le logiciel en fournit un.

Historique et fréquence

Dates d’effet

Dans les fichiers Contract, Career, Management et Salary, chaque ligne indique la date à laquelle le changement prend effet. Fournissez aussi séparément, si le logiciel les connaît :

la date d’entrée dans le groupe (ancienneté) ;
la date d’entrée dans la société (entité légale) ;
la date de début du contrat en cours.

Export complet ou différentiel

Un premier export reprend l’historique sur la période convenue avec Reflect. Les exports quotidiens suivent ensuite l’un de ces deux modes :

Mode	Contenu de chaque export
Complet (recommandé)	Toute la base, chaque nuit. Reflect compare les exports successifs pour conserver l’historique des changements.
Différentiel	Les lignes créées ou modifiées depuis l’export précédent. Exige une colonne « Date de modification » fiable. À valider avec Reflect.

Absences

Les absences sont souvent saisies ou régularisées après coup. L’export doit contenir au minimum les absences créées ou modifiées sur une période glissante, par exemple les 3 derniers mois.

Mise en place

⚠️ Prérequis indispensable : Reflect doit disposer d’un accès au logiciel RH, en lecture seule ou sur un environnement de test. Cet accès permet de consulter les écrans, les exports et les champs disponibles pour configurer le connecteur. Sans lui, le connecteur ne peut pas être construit.

Échantillon : vous fournissez un premier export au format définitif, avec des données réelles, anonymisées si nécessaire.
Configuration : Reflect valide la structure et les identifiants, puis configure la correspondance entre vos colonnes et son modèle.
Automatisation : les fichiers sont déposés chaque jour sur un serveur SFTP fourni par le client, l’éditeur ou un prestataire. Voir Mise en place d’une connexion SFTP avec Reflect.
Recette : le client et Reflect comparent les premiers résultats avec le logiciel source avant de valider les mises à jour régulières.

💡 Le connecteur est ensuite réutilisé pour chaque nouveau client du logiciel. Prévenez Reflect avant toute évolution du format : elle concerne tous les clients connectés.

Créer le connecteur standard à un nouveau logiciel RH